外国人スタッフと一緒に働く職場では、「説明したつもりだったのに伝わっていなかった」「分かったと言っていたのに、実際の作業が違っていた」ということが起こる場合があります。

このような場面では、外国人スタッフの日本語力だけが原因とは限りません。日本人同士であれば何となく伝わる表現でも、外国人スタッフにとっては意味が分かりにくいことがあります。

そこで大切になるのが、「やさしい日本語」で伝えることです。

やさしい日本語とは、子ども向けの言葉にするという意味ではありません。難しい言葉や曖昧な表現を避け、短く、具体的に、分かりやすく伝える日本語のことです。今回は、外国人スタッフに指示や説明をするときに役立つ伝え方のコツをご紹介します。

1．一文を短くする

まず意識したいのは、一文を短くすることです。

例えば、「この部品を確認して、問題がなければ箱に入れて、終わったら次のラインに持っていってください」と一度に伝えると、内容が多くなり、どこから行えばよいのか分かりにくくなります。

この場合は、次のように分けて伝えると理解しやすくなります。

「この部品を見てください」

「キズがないか確認してください」

「問題がなければ、この箱に入れてください」

「箱がいっぱいになったら、次のラインへ持っていってください」

一つの文に一つの内容を入れることで、相手は作業の順番を整理しやすくなります。特に入社直後や、初めて行う作業では、短く区切って説明することが大切です。

2．曖昧な言葉を避ける

日本語には、便利ですが分かりにくい表現が多くあります。

例えば、「なるべく早く」「適当に」「だいたい」「いつものように」「きれいにしておいて」などです。日本人同士であれば状況から判断できることもありますが、外国人スタッフには基準が分からない場合があります。

「なるべく早く」ではなく、「10時までにお願いします」

「適当に置いて」ではなく、「この棚の2段目に置いてください」

「きれいにして」ではなく、「床のゴミを拾って、机の上を拭いてください」

このように、時間、場所、数量、方法を具体的に伝えることで、誤解が少なくなります。

仕事の指示では、「相手が分かるだろう」と考えるよりも、「誰が聞いても同じ行動ができるか」を基準にすると、伝え方が分かりやすくなります。

3．専門用語や社内用語は説明する

職場では、当たり前のように使っている言葉でも、外国人スタッフには分かりにくいものがあります。

例えば、「朝礼」「残業」「休出」「段取り」「不良品」「検品」「報連相」などは、日本で働く経験が少ない方には意味が伝わらないことがあります。また、会社や現場だけで使っている略語や呼び方も注意が必要です。

専門用語を使うこと自体が悪いわけではありません。仕事に必要な言葉であれば、覚えてもらう必要があります。ただし、最初は簡単な言葉で意味を説明し、実物や作業と結びつけて教えることが大切です。

例えば、「検品」は「できた物にキズや間違いがないか確認すること」と説明できます。「不良品」は「使えない物、出荷してはいけない物」と伝えると分かりやすくなります。

言葉だけで説明するのではなく、実際の物を見せながら伝えると、より理解しやすくなります。

4．写真・見本・チェックリストを使う

言葉だけで説明するよりも、写真や見本を使う方が早く伝わることがあります。

例えば、良い状態の製品と悪い状態の製品を写真で見せる、部品を置く場所を写真で示す、作業の順番を番号で表示するなどの方法です。

特に、安全に関する内容は、口頭だけで伝えるのではなく、目で見て分かる工夫が必要です。危険な場所、立入禁止の場所、保護具の着用方法、機械を止めるボタンなどは、実際の現場で確認しながら説明すると効果的です。

また、チェックリストを用意しておくと、作業の抜け漏れを防ぐことができます。日本語が得意でないスタッフだけでなく、新人スタッフ全員にとっても分かりやすい仕組みになります。

5．「分かりましたか」だけで終わらせない

説明した後に「分かりましたか」と聞くと、多くの人は「はい」と答えます。しかし、その「はい」が、本当に理解できているという意味とは限りません。

相手は遠慮しているかもしれませんし、分からない部分をうまく説明できない場合もあります。また、その場では分かったつもりでも、実際に作業を始めると迷ってしまうこともあります。

そのため、説明の後は、本人に実際の作業をやってもらうことが大切です。

「では、最初から一緒にやってみましょう」

「この作業を一度見せてください」

「次に何をしますか」

このように確認することで、どこまで理解できているかを把握できます。間違いがあれば、その場で修正できますし、本人も安心して作業に入ることができます。

まとめ

外国人スタッフに分かりやすく伝えるためには、特別な語学力が必要というわけではありません。
大切なのは、短く話す、具体的に伝える、曖昧な表現を避ける、写真や見本を使う、理解できているかを確認することです。

これは外国人スタッフだけでなく、日本人の新人スタッフや経験の浅いスタッフに対しても有効です。伝え方を少し工夫することで、作業ミスの防止、安全意識の向上、職場内のコミュニケーション改善につながります。

外国人材の受け入れを成功させるためには、採用することだけでなく、働き始めた後にどのように支えていくかが重要です。

グローバルリンケージでは、外国人スタッフが安心して働けるよう、企業様と連携しながら就業後のフォローにも取り組んでいます。
外国人材の受け入れや職場でのコミュニケーションにお悩みの企業様は、お気軽にご相談ください。